GINIS je vlajkovou lodí firmy GORDIC. Jeho registry, spisovou službu a ekonomiku hlavně využívají organizační složky státu, kraje a velká města. Může být však vhodný i pro obce? ANO. Od letošního roku 2014 je používán i na obci Libina.

Trocha historie

Obec od roku 1993 používala účetnictví firmy GORDIC řady G0 ve verzi DOS. S příchodem Účetnictví a rozpočtu Win verze došlo k jeho nasazení. V srpnu roku 2011 pak byl úspěšně dokončen projekt Technologického centra elektronické spisové služby na Městě Šumperk. Díky vybudování technologického centra byly vytvořeny podmínky pro realizaci hostingového řešení spisové služby pro města, obce a příspěvkové organizace. Obec Libina byla jedním z partnerů a začala používat spisovou službu a registry firmy GORDIC. Výhoda pro organizaci byla ta, že obec nepotřebuje svůj vlastní server a neřeší s ním spojené náklady na pořízení, údržbu, nebo zálohování. V roce 2013 pak bylo organizaci nabídnuto vedení účetnictví v IS GINIS.

Zaměstnance úřadu, paní Andrei Červinkové (vedoucí hospodářsko-správního odboru), jsme se zeptali. „Co Vaše obec očekávala od nasazení GINIS ekonomiky?“

„Od GINISU jsme očekávali hlavně zefektivnění práce, lepší provázanost jednotlivých úkonů, automatické párování plateb, jednodušší vymáhání pohledávek, apod. Já osobně a myslím, že mohu mluvit i za ostatní, velice vítám modul Účetní a rozpočtové výstupy, kde si každý z úřadu může sledovat své čerpání rozpočtu nad aktuálními daty, případně vyhledávat jednotlivé doklady. Na straně druhé přineslo pořízení nového programu řadu úskalí, hlavně při spouštění ostrého provozu.“

Samotná implementace

Vraťme se zpět na začátek implementace. První návštěva našich pracovníků Gordic byla na organizaci uskutečněna během letních prázdnin. Při této návštěvě bylo sesbíráno co nejvíce informací o fungování ekonomiky úřadu. Jaké se používají účetní řady, kolik mají bankovních účtů, jaké evidují pohledávky, jaké se používají evidenční knihy např. pro došlé a vystavené faktury, kdo z úřadu pracuje s jednotlivými moduly, jaké mají účtování, prostě vše potřebné pro prvotní administraci. První, co mohla obec začít používat již během roku 2013, byla evidence majetku. Ostrý provoz tohoto modulu byl spuštěn v říjnu. Na měsíc listopad a prosinec pak byly naplánovány skupinová školení k jednotlivým modulům (pokladna, kniha došlých a odeslaných faktur, kniha poukazů, daně dávky poplatky). Ty se odehrávali přímo na obci na naší počítačové učebně. Školitel napřed např. ukázal jak zapsat došlou fakturu a pracovníci úřadu si vzápětí vše vyzkoušeli na svých počítačích. Cílem bylo, aby si uživatelé osvojili jednotlivé funkce a postupy pro ovládání systému GINIS.

Od 2. 1. 2014 byl pak spuštěn na organizaci ostrý provoz. Ano, rozjetí nového systému vždy klade velké úsilí na uživatele. Ještě nemáte doúčtovaný, zaevidovaný předešlý rok a už musíte začít pracovat v novém a ještě na novém systému. Proto se snažíme našim zákazníkům vyjít maximálně vstříc a jejich nový začátek jim co nejvíce usnadnit. Např. první den asistujeme na pokladnách a radíme uživatelům, kam mají klikat pokud se ztratí při zadávání pokladního dokladu, aby začátek byl co nejjednodušší. Dále jsme byli schopni pomocí vzdálené správy kdykoli přistupovat na požádání na jejich počítač a řešit ihned problémy, dotazy které zákazníkům nastaly. Poslední modul, který byl skupinově na organizaci proškolen, byl Účetní a rozpočtové výstupy, kdy jsme čekali, až organizace bude mít pořízen svůj rozpočet a své čerpání rozpočtu a už se bude moct dívat na svá data a ne nějaká testovací.

Změna ve způsobu práce a získané výhody

Nasazením informačního systém GINIS jsme se snažili zlepšit fungování ekonomiky na obci. Odbourat staré postupy práce, zděděné z předešlých dob. Dostát legislativním požadavkům a doporučit nový způsob práce získaný při našich předešlých implementací. Více zapojit všechny na úřadě, aby si např. faktury nevystavovali někde ve Wordu, ale přímo do informačního systému GINIS a i třeba rovnou účtovali pomocí nastavených předkontací. Díky tomu má obec svá data v účetnictví vždy aktuální a nemusí čekat na začátek nového měsíce až se vše zpětně dopořídí. Snažíme se, aby měly paní účetní snazší účtování pravidelně se opakujících operací a více času aby zbylo na samotné kontroly a rozbory. A to se nám také doufám daří.