Co je elektronická faktura?

Elektronická faktura je zaslaná faktura ve formátu ISDOC/ISDOCX (není to PDF/DOC/DOCX/ODT faktura zaslaná elektronicky emailem, nebo do datové schránky!). Tato faktura se k Vám dostane buď přes DS, kde protistrana dostane potvrzení, že jste fakturu přijaly, nebo emailem. 

Co je formát ISDOC/ISDOCX?

ISDOC je to formát elektronické faktury založený na XML struktuře. Vychází z mezinárodního standardu UBL 2.0 (Universal Business Language) a rozšiřuje jej o česká specifika. Technicky jde o XML soubor, který obsahuje všechna data a je možné jej doplnit o elektronický podpis (využívající standard XML podpisu XMLSignature). Existuje varianta ISDOCX, která navíc umožňuje přibalit i přílohy. Jedná se pak o komprimovaný ZIP soubor ve kterém je zabalen soubor ISDOC společně s dalšími dokumenty. 

Protože jde o strukturovaný XML soubor, tak příchozí elektronickou fakturu můžete zpracovat (vytěžit) automaticky systémem GINIS. Zásadní podmínkou pro zpracování faktury ve formátu ISDOC je elektronické úložiště, kam je nutné el. obraz faktury uložit. Jaké výhody tímto automatickým zpracováním získáte? 

• Snížení chybovosti při přepisování faktur
• Úspora a usnadnění práce – eliminace rutinní práce
• Snížení nákladů (tisky, scany, úložné prostory)
• Automatizované zpracování faktur (systém kontroluje, zda již není faktura v systému zadána)

Ohledně účinnosti zákona, konkrétně § 279, odst. 5, je uvedeno, že § 221 nabývá účinnosti

• v případě zadavatelů podle § 4 odst. 1 písm. a) a České národní banky prvním dnem osmnáctého měsíce;
• v případě zadavatelů neuvedených v písmenu a) prvním dnem třicátého měsíce;

po zveřejnění odkazu na evropskou normu obsahující evropský standard el. Faktury v Úředním věstníku Evropské unie.

Od 1. 1. 2019 je povinnost ústředních orgánů státní správy a jimi podřízených organizačních složek státu stanovená usnesením vlády č. 347 ze dne 10. 5. 2017 přijímat elektronické faktury (resp. nesmí je odmítnou) ve formátech stanovených Evropskou směrnicí 2014/55/EU a dále ve formátu ISDOC/ISDOCX (Information Systém Document) verze 5.2 a vyšší. 

Kde 1. dnem 18. měsíce je pak 1. 4. 2019, kdy vzniká povinnost zadavatelů v kategorii Česká republika a Česká národní banka dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, § 279 odst. 5 písm. a) veřejných zakázek přijímat a zpracovávat elektronické faktury odpovídající evropské normě pro elektronickou fakturaci EN 16931-1:2017. 

Následně 1. dnem 30. měsíce je 1. 4. 2020, kdy vzniká povinnost zadavatelů veřejných zakázek uvedených v § 4 odst. 1, písm. b) až e) (všichni ostatní zadavatelé) zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek stanovená v § 279 odst. 5 písm. b) přijímat a zpracovávat elektronické faktury odpovídající evropské normě pro elektronickou fakturaci EN 16931-1:2017.