Moderní přístup k inventarizaci majetku v podání Města Lanškroun

 Využívání ručních snímačů (čteček) čárových kódů při inventarizaci majetku organizace se v poslední době stává častější než dřív. Tento způsob inventury oblíbený dříve hlavně u měst a obcí se nyní dostává více i do základních škol a domovů důchodců. V těchto organizacích během roku dochází k častějšímu přesunu majetku mezi místnostmi, což je pro inventarizaci mnohdy pracnější. Rychlé nalezení majetkové karty ke konkrétnímu majetku a také možnost hromadného přesunu majetku dělá ze čtečky velmi zajímavý nástroj pro inventarizaci.

Své zkušenost s inventurou majetku s pomocí čtečky čárových kódů nám zprostředkovala pracovnice městského úřadu Lanškroun Radka Krejčová.

Ruční snímač čárových kódů začalo Město Lanškroun využívat při inventarizace za rok 2013. Tištěné inventurní soupisy byly nahrazeny tímto funkčním zařízením, které dokáže rychle naskenovat čárový kód i v různých polohách  či sklonu přístroje. Data, která jsou přenesena do čtečky, jsou při načtení kódu ukládána a vyhodnocena. Pracovník rychle pozná, který majetek doposud nebyl ručně sejmut a  zkontrolován. Moderní způsob umožňuje rychlou inventarizace s minimem chyb. Inventury není možné „odfláknout“, musí být inventarizován každý majetek.

Poté, co si uživatelé čtečky nastudují základní klávesové zkratky, je zařízení uživatelsky velmi přívětivé. Výhodou je dále nízká hmotnost a skladnost. Nevýhodou se může zdát nemožnost polepení čárového kódu v zařízeních provozující stravování, kde vlivem provozu jsou čárové štítky často umaštěné. To však lze řešit nalepením čárového kódu na vytištěnou majetkovou kartu. Tyto majetkové karty jsou pak ve složce v každé místnosti s daným majetkem a sejmutí štítku probíhá z těchto karet.

Co je zapotřebí k tomu, abyste mohli inventuru provádět pomocí čtečky čárových kódů?

Nejdříve jsme začali s tiskem štítků s čárovým kódem majetku. Ten nám vytiskla firma GORDIC, ale může si ho provést i sama organizace. Pak jsme přistoupili k polepu samotného majetku. Zde je dobré, aby si každá organizace stanovila svoji metodiku polepu, tzn. aby se později štítek na majetku rychle našel a také šel jednoduše čtečkou načíst. Například stoly polepujeme vpravo zespodu, skříně polepujeme vpravo zevnitř, jelikož štítek zvenčí by nešel čtečkou sejmout v případě, že by byla skříň později přesunuta ke zdi.

Dalším krokem je zajištění čtečky čárových kódů. Čtečky se rozlišují podle velikosti kapacity. Nabízeny jsou o velikosti 2MB, 4MB, 8MB, 10MB i 16 MB. Pro představu, do čtečky s 4MB pamětí se vejde přibližně 26 000 položek. Dále se rozlišují podle způsobu snímání, tedy zda mají CCD nebo laser snímač. Laser je o trochu lepší, ale používat můžete bez problému i CCD. 
Nově firma GORDIC nabízí také 2D terminály pro ještě spolehlivější čtení etiket s horní přístupností. Nakonec se nainstaluje program, který propojí evidenci majetku s čtečkou čárových kódů a přetáhne do ní potřebná data k inventarizaci.

 Po provedení předchozích kroků jsme se pustili do samotné inventury. Napřed jsme do čtečky nahráli data celé organizace, ale lze načíst i jen určitý počet majetkových karet například dle evidenčních středisek, které se rozhodnete  inventarizovat. Další proces je spíše rutinní - na pracovišti spustíme čtečku a nastavíme si v čtečce místnost, kterou inventarizujeme. A to buď ručně na klávesnici čtečky, nebo pomocí sejmutí PIDu s označením místnosti. Pak začneme snímat majetek. Když čtečka pípne krátce, majetek byl nalezen a zobrazí se na displeji inventární číslo a název. Pokud čtečka pípne dlouze, majetek byl také nalezen, ale čtečka upozorňuje, že se má nacházet v jiné místnosti a uvede v jaké. Uživatel je dotázán, zda chce provést změnu umístění. Buď zvolíme ano a čtečka si poznačí změnu umístění, nebo ne a pak bychom měli majetek přemístit do původní místnosti.

 Na čtečce je dále možné zobrazit majetek, který se v místnosti má nacházet, nebo majetek, který jsme v místnosti ještě neinventarizovali, tzn. nesejmuli čtečkou. A tak pokračujeme místnost po místnosti. Po provedení fyzické inventury se zase vracíme k počítači a nahráváme zinventarizovaná data zpátky do programu. Ten nám umožňuje si  vytisknout potřebné tiskové sestavy (který majetek nebyl nalezen; u kterého majetku došlo k přemístění; který byl v pořádku inventarizován,..)  Dále je zde možné provést hromadnou změnu umístění přemístěného majetku.

 S čtečkou jsme spokojeni, znatelně nám zrychlila a usnadnila práci.