E-faktury – komfortní způsob platby poplatků pro občany

Město Šumperk ve spolupráci s firmou GORDIC spol. s r.o. a Českou spořitelnou, a. s. nabídlo svým občanům nový, komfortní způsob platby místních poplatků.Cílem projektu bylo nabídnout občanům města Šumperk nový, jednodušší způsob placení místních poplatků. Snížit tím náklady města a zrychlit předání informace o závazku. 

Komunikovat přes e-mail či využívat internetové bankovnictví je dnes již běžným standardem. Elektronické fakturace jsou ale v Česku teprve na počátku. A to i přes to, že jejich zavedení může výrazně ušetřit nejen čas, ale i snížit náklady. Zejména ve veřejném sektoru nemají mnohé instituce často připraveny interní procesy na příjem, zpracování a archivaci e-faktur. V praxi často dochází ke konverzi elektronických dokumentů zpět do papírové podoby. Například elektronické zasílání faktur ve formátu .pdf pouze přenáší náklady na tisk z dodavatele na odběratele. K maximalizaci úspor plynoucích z e-faktur dochází pouze tehdy, když dojde k plnohodnotné elektronické fakturaci založené na přenosu strukturovaných dat a jejich následném elektronickém zpracování. Již v minulosti jsme na našem úřadě zavedli elektronickou evidenci smluv a došlých faktur s elektronickým schvalováním. Proto nám připadá logické, nabídnout tuto možnost i našim občanům. Také proto se zrodila spolupráce České spořitelny, a. s. a společnosti GORDIC spol. s r.o., na základě které byla informační platforma GINIS Standard rozšířena o modul e-Faktura od České spořitelny.

Díky této spolupráci mohou i další města a obce jednoduše změnit zavedenou praxi ve vybírání municipálních poplatků. Lidem tak odpadne nepopulární běhání se složenkami či hledání drobných k zaplacení.

E-faktury umožňují občanům komfortní způsob platby poplatků za odpad, poplatků za psa atd. prostřednictvím internetového bankovnictví, a to díky jeho propojení s informačním systémem GINIS. Projekt prokázal, že lidé hradí městské poplatky rychleji a ochotněji, pokud předpis dostanou elektronicky a pouze ho jednoduše autorizují. Elektronické platby usnadňují placení občanům, ale také zefektivňují výběr poplatků.

Jak E-faktura funguje?

1. Pravidelné stahování žádostí o zřízení E-faktury.

Občan si o zřízení E-faktury může požádat ve své bance. Ta tuto informaci zaeviduje do svého systému. Správce pohledávky na městském úřadě si v informační platformě GINIS Standard provede stáhnutí žádostí o zřízení E-faktury. Správce pohledávky žádosti projde a dle shody s kartou poplatníka buď žádost schválí, nebo odmítne. Po provedení kontroly se posílají informace zpět bance. Na kartě poplatníka dochází k automatické změně způsobu úhrady na E-faktura

2. Zpracování žádosti o zřízení E-faktury přímo na úřadě

Občan při přihlášení se na úřadu k trvalému pobytu nebo při evidenci psa požádá o úhradu pomocí E-faktury. Tento způsob platby je mu evidován na jeho kartě. Po evidenci proběhne komunikace mezi úřadem a bankou, kdy do banky je zaslána informace o nastavení E-faktury.

3. Zasílání výzev k uhrazení místních poplatků.

 Správce pohledávky na městském úřadě buď na začátku roku hromadně nad všemi poplatníky generuje jejich roční předpis, nebo se generování předpisu provádí individuálně nad kartou poplatníka. Po vyfiltrování poplatníků, mající E-fakturu a neuhrazený předpis se nad těmito poplatníky generuje dávka do banky.

4. Občan do svého internetové bankovnictví obdržel E-fakturu. Z ní je patrné kdo je výstavce, jaký je datum splatnosti, o jaký místní poplatek se jedná, jaká je částka k zaplacení. Po kliknutí na tlačítko zaplatit se provede autorizace a dojde k zaplacení.

Jak se o novém způsobu placení dozvěděli občané?

O možnosti využívání E-faktury byli občané informování v Šumperském zpravodaji. Dále o výhodách a přínosech byli informování občané pobočnou České spořitelny. Na webových stránkách města byla zveřejněna aktualita s podrobnými informacemi o možnostech nového způsobu platby poplatků.

Jedná se o projekt krátkodobého účinku, nebo lze předpokládat dlouhodobé trvání?

V tuto chvíli jsme schopni zasílat E-faktury jen klientům České spořitelny. Rádi bychom v budoucnu spolupracovali na rozšíření i na další banky.