Jednodušší cesta ke kontrole plnění usnesení

Krátce na začátek, co to vlastně USN je a k čemu se používá? USN je zkratka modulu „USNESENÍ A PORADY“, jak již název napovídá, jedná se o přípravu a tvorbu materiálů pro zastupitelstva a rady obcí a měst. Samozřejmostí je možnost vedení a zpracovávání porad a komisí jakéhokoliv druhu. Modul nám umožňuje pracovat s ním i přímo na daném jednání a veškeré výstupy zaznamenávat a distribuovat dále. Ale dost k funkčnostem modulu, pojďme se podívat na zkušenosti referentů a správců, kteří s daným modulem začínají, nebo již několik let pracují.

S dotazy na zkušenosti s modulem USN jsem oslovil Správce IT na Městském úřadě v Lanškrouně pana Petra Celého, dále tajemníka Městského úřadu Chropyně pana Ing. Jiřího Roseckého a tajemníka Městského úřadu Moravský Beroun pana Bc. Marka Malínka. Těmto pracovníkům jsem položil všem stejné dotazy a to :

1.       Z jakého důvodu jste pořídili USN (popřípadě přešli z jiného systému) ?

2.       Jaké bylo vaše očekávání od systému?

3.       Pro které jednání modul využíváte? RM, ZM, komise, porady atd. ?

4.       Jak dlouho modul používáte?

5.       Jste spokojeni s modulem? Popřípadě co byste vylepšili?

6.       Kolik pracovníků modul využívá?

7.       Na které další moduly máte USN propojeno?

Začneme od Městského úřadu Chropyně, který modul usnesení používá asi rok a půl. Prvotní spuštění modulu začalo rokem 2018. Na dotazy odpovídal pan tajemník Ing. Jiří Rosecký. Jako druhý odpovídal pan tajemník Moravského Berouna pan Bc. Marek Malínek a na závěr pan Petr Celý z Městského úřadu Lanškroun.

Z jakého důvodu jste pořídili USN (popřípadě přešli z jiného systému) ?

„Žádný podobný systém jsme neměli. Dříve se materiály na jednání zastupitelstva připravovaly velmi strohé, na jednání rady se většina materiálů předkládala ústně. Usnesení byla formulována lidově a jejich vypovídací schopnost nebyla valná. Zasedání rady se museli účastnit vedoucí odborů, kteří materiály předkládali, což je značně zdržovalo od jiné práce.

Někdy po roce 2007, kdy jsme na našem úřadě zavedli systém GINIS, jsme vytvořili šablony materiálů do rady a zastupitelstva v rámci modulu USN a vydali jsme metodický pokyn, co mají připravované materiály obsahovat a jak má být správně usnesení formulováno. V té době to znamenalo velký skok kupředu – zastupitelé dostali informace s dostatečným předstihem, ty informace byly konkrétní, v materiálech byl i přesný návrh usnesení… to vše vedlo k zefektivnění jednání.

Stále to však nebylo dokonalé. Zvláště provádět změny v materiálech znamenalo verzování souborů a zatěžování úložiště na serveru, do zápisu musela zapisovatelka vše přepsat, a kontrolovat plnění usnesení byla neskutečná „otročina“. Proto když jsem v roce 2016 nastoupil do funkce tajemníka úřadu, řekl jsem asi po půl roce této nesmyslné činnosti pomyslné „DOST“ a začal jsem hledat systém, který by přípravu, zpracování závěrů a kontrolu plnění usnesení řešil v kostce.

Systém GINIS byl u nás zavedený, nicméně ani úřady, které tento informační systém používaly, modul USN nevyužívaly. Proto jsme i my hledali jinde – Radnice VERA, Datron, Software 602... Každý měl svá pro, bohužel spoustu proti. Nakonec jsme se obrátili na vstřícné kolegyně na městském úřadě v Lanškrouně a jeli se k nim na tento modul podívat. Nakonec jsme se, ač jsme byli smířeni s tím, že žádný systém zřejmě nebude stoprocentně odpovídat našim představám, rozhodli, že ho na našem úřadě rozjedeme. „

Jak se s touto otázkou vyrovnal pan tajemník Moravského Berouna? Pan Bc. Marek Malínek

„Tento modul odpovídá potřebám našeho úřadu s tím, že urychluje a zpřehledňuje vedení materiálů jednotlivě připravovaných pracovníky úřadu pro orgány města a další rozhodovací a schvalovací proces.“

Pan Petr Celý s Městského úřadu Lanškroun se vyjádřil k tomuto dotazu velice obdobně jako pan tajemník z Moravského Berouna. Podotknu, že Městský úřad v Lanškrouně používá s dotazovaných úřadu, tento modul nejdéle a to včetně napojení na hlasovací systém.

Jaké bylo vaše očekávání od systému?

„Už jsem odpověď na tuto otázku nastínil v předchozím textu. Z mé strany vedla k zavedení nechuť do činnosti, která spočívala v evidenci plnění usnesení. Jen si to představte – ze zápisu z jednání vypsat do excelové tabulky číslo usnesení, datum plnění a odpovědnou osobu. Pak tabulku seřadit podle data plnění a k dalšímu jednání úkoly vypsat do samostatného wordovského souboru, který jsem e-mailem odeslal jednotlivým zodpovědným osobám, a ony do těchto jednotlivých souborů dopisovaly, kdy byl úkol splněn nebo v jaké fázi se nachází. Soubory zpracovatelé odeslali zpět a z nich jsem tvořil ucelený soubor pro jednání rady. Delegovat část těchto činností nešlo, protože nebylo na koho, proti využití sdílených souborů stála zase skutečnost, že všichni nemusí vědět všechno. A rada je přece neveřejná. Z mého pohledu jsem chtěl mít systém, který zodpovědné osobě zobrazí úkoly, které má k plnění, a ta jednoduchým kliknutím buď potvrdí splnění, nebo popíše aktuální stav.

Nový systém měl také materiály do jisté míry sjednotit. Nešlo mi na rozum, proč úředník, který na jedno jednání připravuje dva materiály, které jsou tematicky stejné (např. výsledek výběrového řízení na investiční akci) má v každém materiálu jinou důvodovou zprávu, a dokonce jinak formulované usnesení. Takže zde byl požadavek na možnost kopírování materiálů.

Materiály tvořené v USU nešly nijak exportovat. Vlastně šly, ale opět s tím byla hrozná práce. A my jsme chtěli zrušit nákladnou a časově náročnou distribuci materiálů v papírové podobě. Další požadavek byl tedy na světě. A kdyby se ještě do výsledného pdf souboru při exportu zrovna přidaly i veškeré přílohy, bylo by to velké významné plus.

Chtěli jsme se také zbavit onoho neustálého verzování při prováděných úpravách a nechtěných „ukliknutí“. Kolikrát se stalo, že úředník připravoval materiál třeba celé dopoledne, někdo k němu přišel něco vyřizovat, on přeskočil do jiného okna, najednou mu vyskočilo informační okno, on ho odkliknul a záhy zjistil, že si původní soubor bez uložení změn zavřel. To už je pak pozdě rvát si vlasy z hlavy.“

Podle prvotních odpovědí a odpovědí na další otázku se dá usoudit, že požadavky a důvody pro pořízení systému se na úřadech shodují. Odpověď pana tajemníka z Moravského Berouna je sice strožejší, ale význam má stejný.

„Smyslem zavedení daného systému byla právě vyžadovaná přehlednost tvorby materiálů na jednom místě, jeho následná evidence a možnosti exportu do zřízených úložišť pro zastupitele a dříve i pro radní.“

Taktéž i pan Celý má na problematiku stejný názor.

„ Sjednocení formátu předkládaných bodů od jednotlivých zpracovatelů (referentů), kontrola nad předávanými úkoly z jednání orgánů města, kontrola plnění přijatých usnesení, urychlení přípravy exportu podkladů pro zastupitele, komfortnější přehled předkládaných bodů formou odkazů na PDF dokumenty, export navržených bodů pro hlasovací systém Ministr.“

Pro které jednání modul využíváte? RM, ZM, komise, porady atd. ?

„Modul USN jsme prioritně pořídili pro jednání rady města a zastupitelstva města. Vzhledem k tomu, že tajemnice kontrolního výboru je zároveň jedním ze správců modulu USN, vede od tohoto volebního období v tomto modulu i agendu kontrolního výboru. Porady vedoucích úředníků u paní starostky, kde bývá ukládána celá řada úkolů, evidujeme jen ve Wordu. Úkoly sledujeme, plnění oznamujeme ústně, diskutujeme u nich a k tomu pijeme výbornou kávu. Občas se na pondělní poradě objeví třeba koláček nebo zabíjačka. Systém jsme zatím nepřizvali.“

Město Moravský Beroun používal modul hlavně pro jednání zastupitelstva města a rady města. V současnou dobu již radu nemá a využívá tedy systém i k tvorbě materiálů pro starostu města. Pro s radu a zastupitelstvo systém využívá i Město Lanškroun.

Jak dlouho modul používáte?

„K implementaci modulu USN došlo na konci roku 2017, ke spuštění v lednu 2018. Systém jsme intenzivně ladili a nastavovali zhruba čtvrt roku. Zlepšování nastavených postupů, a hlavně úprava sestav, probíhá neustále. Naštěstí jsem spolu s naším informatikem absolvoval někdy v roce 2008 školení na tvorbu a úpravu šablon, takže pro nás není problém si šablony upravovat podle našich aktuálních požadavků a nemusíme s tím nikoho zatěžovat.

Zavedení systému se samozřejmě neobešlo bez fáze odporu ze strany úředníků, které však velmi brzy o prospěšnosti celého systému a jeho výhodách přesvědčil nejen můj zvýšený hlas, ale především odměna na výplatní pásce.“

Městský úřad v Moravském Berouně systém využívá od roku 2016 a MÚ Lanškroun o rok déle.

Jste spokojeni s modulem? Popřípadě co byste vylepšili?

„Spokojeni jsme, byla naplněna naše očekávání, nicméně jsme Češi a ti nejsou nikdy spokojeni stoprocentně.“

Pan Malínek se k této otázce vyjádřil následovně:

„Jako celek modul odpovídá potřebám práce našeho úřadu. Pro tuto potřebu bychom přivítali, aby výsledky schválení (rozhodnutí) se promítly k jednotlivým bodům, ke kterým bude mít zpracovatel okamžitý náhled bez nutnosti jejich dohledávání v zápisech či přehledu usnesení. Jinak dílčí změny, které jsou důsledkem jistého vývoje způsobu práce a potřeby vedení agendy, jsou prováděny na základě požadavků průběžně. „

Pan Petr Celý:

„Od počátku implementace jsme se aktivně podíleli přímo s vývojáři na odstraňování nedostatků,  vylepšení modulu a propojení s moduly USU a UKO. Troufneme si tvrdit, že jsme byli pilotní obcí pro nasazení tohoto modulu a díky ochotě asistentky starosty, která trpělivě hlásila nedostatky a návrhy na zlepšení, se nakonec podařilo s programátory Gordicu dotáhnout modul do dnešní (téměř dokonalé:) podoby.“

Kolik pracovníků modul využívá?

„V současné době je to 18 uživatelů. Máme to štěstí, že naši uvolnění zastupitelé se s tímto systémem sžili a materiály, které předkládají oni, si připravují sami. Naopak kvůli licencím do tohoto systému nemají přístup ředitelé příspěvkových organizací a jimi zaslané podklady zpracovává asistentka starostky. Systém má celkem 4 správce (tajemník, vedoucí odboru vnitřních věcí, asistentka starostky a informatik), kteří ho administrují. Celkem tři úředníci mohou do systému jen nahlížet, protože jsou nositelé úkolů, ale nemohou žádný z materiálů editovat.“ – Ing Jiří Rosecký

Na MÚ Moravský Beroun je tento modul zřízen pro 27 pracovníků a v Lanškrouně dokonce pro 50 uživatelů.

Poslední otázku, kterou jsem položil, byl dotaz na které další systémy a moduly mají USN napojeno.

„Propojení máme na modul USU. V současné době odlaďujeme přímé načítání dokumentů do USN jako jednacích bodů na zasedání zastupitelstva nebo rady. Úředník nemusí u dokumentu evidovaného v USU ukládat přílohy do počítače a odtamtud je přidávat do USN k jednacímu bodu, ale na pár kliknutí z dokumentu vytvoří jednací bod a zařadí ho do jednání.

Modul USN byl při implementaci instalován i s modulem UKO, ale ten na našem úřadě nevyužíváme.“

Město Moravský Beroun používá zatím propojení modulu pouze se spisovou službou Gordic a plánujeme napojení na modul UKO. Městský úřad Lanškroun taktéž propojení se spisovou službou a modul pro úkoly již využívá a navíc využívají i komunikaci s hlasovacím zařízením „MINISTR“.

Dovoluji si říci, že z daných odpovědí pracovníků, kteří s modul USN pracují a využívají jeho návazností a možností, vyplívá, že hodnotí práci i funkčnost našeho modulu USN pozitivně. Modul samozřejmě prodělává neustále kroky vpřed a na doplňování funkčností a výhod se neustále pracuje.