Známek dobře fungujícího úřadu je několik. Jsou to například včas odbavené požadavky občanů, kvalitní služby obce, efektivní investice a minimalizace provozních nákladů. Jak ušetřit na provozu a zároveň nesnížit kvalitu ani rozsah služeb a kam rozumně investovat jsou zásadní otázky, které se řeší při každém sestavování a schvalování rozpočtů. Jednou z hlavních nákladových zátěží pro úřad bývá provoz informačního systému spisové služby, a to obzvláště u úřadů s vlastní technickou infrastrukturou. Proč a jak se zbavit problému a nákladů s IT infrastrukturou si sdělíme v několika následujících odstavcích.

Vlastní infrastruktura bývá drahá na pořízení, v řádech stovek tisíc a výše dle velikosti a potřeb obce, kdy se většinou teprve po skončení záruky začne hledat náhrada nebo možnosti zajištění prodloužení funkčnosti s modlitbou, aby před zažehnáním krize infrastruktura lidově řečeno “neklekla”. Mezi další náklady a odpovědnost pak patří samotný provoz, a to ať už pracovník, jehož náplní je systémy udržovat, nebo i částečně skryté náklady v podobě spotřebované elektřiny k provozu, případné chlazení, nebo i fyzickou bezpečnost prostor, kde se tato klíčová infrastruktura pro chod úřadu nachází.

Užil bych pro provoz této infrastruktury přirovnání:

Člověk má nevyhnutelnou potřebu, jíž je například hlad. Aby tuto potřebu uspokojil, má možnost si uvařit sám, konec konců, základní suroviny k přípravě jídla nejsou výrazně drahé. Aby si však jídlo mohl uvařit, potřebuje vlastnit několik nákladných spotřebičů (lednička, sporák, trouba…), spotřebuje nějaké to množství elektrické energie či plynu, a v neposlední řadě proces vaření zabere ne zcela málo času.

Způsobů jak tento proces zefektivnit či zlevnit je několik, a to například ve sdílené domácnosti, kdy vaří jeden pro všechny, čímž se šetří čas, je třeba méně spotřebičů na osobu, a jediné co roste s počtem lidí, jsou suroviny. Extrémem pro pravidelné stravování tímto způsobem jsou závodní jídelny, pro nepravidelné pak restaurace.

Tato, ač trochu dlouhá paralela, skvěle ilustruje složení nákladů na provoz systémů IT pro provoz potřebných programů pro provoz úřadu - spisové služby, ekonomické programy a jiné. Pokud si “vaříte” své IT sami, musíte mít vlastní “kuchaře”, vlastní “spotřebiče”, a vlastní elektrickou nebo i jiné přípojky, jejichž spotřebu řídíte a platíte sami, abyste ze “surovin” - příjmů úřadu uvařili chutné a vydatné “jídlo” pro Vaše občany.

Výhody “sdílené kuchyně”, ačkoliv rozsahem se už spíše jedná o “závodní jídelny” již využívá mnoho, obzvláště menších úřadů v podobě našich technologických center.

Rozbor složení nákladů bychom tedy měli, ale stále jsme si nevysvětlili titulní informaci - “úřadem do oblak”. Bylo totiž potřeba alespoň v rychlosti nastínit právě rozbor nákladů. Úřadem do oblak se myslí přenesení centrální architektury IT organizace “do oblak”, tedy využít cloudových služeb pro optimalizaci dostupnosti, bezpečnosti a nákladů. Cloud jako takový má jednu velice zásadní výhodu - není potřeba žádná závratná vstupní investice, jako je tomu u nákupu vlastního vybavení. Dále není potřeba se o dané vybavení fyzicky starat, toto padá na bedra provozovateli cloudu. Organizace pak řeší pouze paušálně provoz infrastruktury vlastního systému.

Už toto “vaření ve vlastní kuchyni” co se týče využití cloudových služeb může být pro úřad, který má a využívá vlastní servery méně finančně náročnou variantou provozu. Co tím úřad získá dále je větší úroveň zabezpečení, a to primárně fyzické/objektové, a ve většině případů zvýší i zabezpečení digitální. Námi provozované řešení postavené na platformě Microsoft Azure, disponuje jedním z nejlepších bezpečnostních profilů, jaké existují. Nejen, že v jejich datových centrech není v podstatě možné Vaše data ukrást ani znehodnotit, místní pracovníci k nim nemají přístup, neboť jsou šifrována, a jsou hned několika způsoby chráněna proti požárům, povětrnostním vlivům, výpadkům elektřiny i jiných sítí. Objektová bezpečnost je také velmi vysoká, a přiznejme si, malá obec s úřadem do deseti pracovníků si nemůže dovolit pro svou serverovnu ochranku se samopalem. Tomuto způsobu provozu se technicky říká IaaS - Infrastructure as a Service- Infrastruktura službou.

Variantu závodní jídelny by představovalo “technologické centrum” v cloudu. Toto řešení pro Vás nachystáno máme, je plně v provozu, ale více ke zkušenostem z přechodu na cloud se dozvíte v následujícím článku. Tento způsob, obdobně jako předchozí, disponuje anglickou zkratkou SaaS - Software as a Service - Software jako služba.

Mnoha organizacím nedávno skončila udržitelnost projektů IOP, kdy posledních pět let provozovaly své IT prostředí z dotací. Nejen tyto organizace mají nyní skvělou příležitost zvýšit dostupnost vlastní infrastruktury, její technické i fyzické zabezpečení, a ještě se ve výsledku může jednat o rozumné zlevnění provozu.

V případě dotazů nebo zájmu se na nás neváhejte obrátit.