Aktualizace Spisových a Skartačních plánů
02.11.2021
Aktualizace spisových a skartačních plánů je často podceňována. Jsou nedílnou součástí organizace, a proto by měly být průběžně kontrolovány a aktualizovány dle platné legislativy.
Spisový řád
- je směrnice, která upravuje, jakým způsobem je vedená spisová služba
- upravuje přesný a ucelený postup manipulace s dokumenty a spisy, které na organizaci přijdou nebo jsou na organizaci vytvořeny
- spisový řád je závazný pro všechny zaměstnance organizace
Skartační plán
- je nedílnou součástí spisového řádu
- je to seznam spisových znaků, ke kterým náleží příslušné skartační znaky a skartační lhůty
- skartační plán určuje, co se stane, s kterým typem dokumentu po uběhnutí dané skartační lhůty, je-li archivován nebo skartován (trvale zničen)
Po překontrolování, případném opravení spisového a skartačního plánu, musí být zaslán příslušnému archivu na kontrolu i s informací, kdy nabude platnosti.
Při změně ve skartačním plánu by měl být informován také poskytovatel elektronické spisové služby, z důvodu nastavení oprav v systému elektronické spisové služby. V opačném případě bude v systému elektronické spisové služby veden starý skartační plán.
Vzory spisového řádu a skartačního plánu najdete na stránkách Národního archivu, které jsou aktualizovány a upravovány dle platné legislativy.
Fotky:
Autor:
Stanislava Komárková
Organizátor školení
Je součástí vzdělávacího týmuwww.efektivniskoleni.cz, v rámci GORDIC školení je zaměřena na spisovou službu.