Implementace mzdového systému na Obecním úřadě Libina

Během května loňského roku a letních prázdnin probíhala implementace a zaškolení pracovnice Obecního úřadu Libina do problematiky a funkčností modulu PAM (práce a mzdy) a modulu PER (personalistika).

Obecní úřad Libina používá systém GINIS již řadu let, proto bylo řešení mezd a personalistiky jako doplnění systému GINIS jasnou volbou. Systém jim mimo jiné nabídl kompletní propojení s účetním programem i v komunikaci s bankou. Propojení s úřady státní správy jako jsou zdravotní pojišťovny a ČSSZ je v této době již samozřejmostí.

Nejtěžší úkol nás čekal právě v měsíci květnu, kdy probíhala instalace a administrace celého systému. Museli jsme určit jednotlivá pracoviště a účetní profil všech těchto jednotlivých úseků úřadu. Vzhledem k využívání i modulu PES (systemizace) bylo nutné jasně specifikovat „Organizační strukturu úřadu“ a vše přesně zadat do systému. Tato schémata mohou dále sloužit i v případě použití dalších rozšiřujících modulů PEH (hodnocení) a PEV (vzdělávání).

Účtování mzdových složek je jedno z nejdůležitějších nastavení. Tuto problematiku jsme řešili s hlavní účetní úřadu paní Blažkovou. Nastavení kontací se však neobešlo bez menších problémů. Například některé účtování bylo nastaveno s menšími chybami, které však pro tak zkušenou účetní, jako je paní Blažková, nebyl problém. Vše jsme bez jakýchkoliv komplikací přenastavili a postupně vyladili k plné funkčnosti zaúčtování mezd.

Nejvíce časově náročnou práci však dostala budoucí mzdová účetní úřadu paní Mgr. Zahradníková. Čekalo ji přepsání všech pracovníků a osob do nového systému personalistiky a následné doplnění všech informací do systému PAM (práce a mzdy). Při přepisování a zavedení kompletní evidence jsme samozřejmě byli paní Zahradníkové celou dobu k dispozici a řešili nesrovnalosti a dotazy bezodkladně.

Problematika mezd je velice složitá agenda a legislativně vázaná. Je proto důležité se v těchto legislativních změnách vzdělávat a neustále sledovat veškeré informace, které se vážou k celé agendě mzdové účetní. Je nutné, aby se mzdová účetní seznámila se všemi povinnostmi, které ji během jednotlivých měsíců čekají, ať už je to zasílání výkazů, přihlášek-odhlášek, zasílání statistik atd. Mzdová účetní musí mít také ponětí o zpracování exekucí a jiných srážek z mezd, aby nedocházelo ke špatnému zadávání a následnému špatnému výpočtu.

Mgr. Zahradníková tuto problematiku zvládla a spolu se systémem GINIS PAM a PER společně vytvořili silný systém, který jim bez jakýchkoliv problémů pomáhá každý měsíc vyplácet mzdy pro pracovníky Obecního úřadu Libina. Veškerá administrace se tedy stihla již během měsíce května a června. V červenci roku 2019 proběhla první uzávěrka systému, tudíž i přenesení ostrých dat mezd do celého systému GORDIC GINIS.

 Celá implementace a rozběhnutí systému mezd byla, i přes fakt, že vše bylo nasazováno až v polovině roku, úspěšně dokončena. A již několikátý měsíc probíhají uzávěrky systému bez jakýchkoliv problémů.