Kontrola metadat v elektronické spisové službě
09.08.2021
Pod pojmem kontrola metadat se jedná o kontrolu spisů a dokumentů, zda jsou ve správném formátu pro předávání do spisovny a dále pro následnou archivaci a předání Národnímu archivu pomocí SIP balíčků.
Kontrolu metadat je možné provádět přímo v modulu spisové služby jak nad samotným dokumentem, spisem nebo přímo na balíku, kde jsou kontrolovány všechny dokumenty v něm vložené. Tuto činnost nalezneme v modulu elektronické spisové služby v Činnostech – Kontrola metadat.
Při spuštění této funkce se nám překontroluje vše potřebné jako je typ dokumentu, kde není povolen typ dokumentu neurčeno. Zkontrolují se počty listů, stran a příloh, které jsou také jednou z povinných položek při kontrole metadat. Nevíce chyb při kontrole metadat se objevují u elektronických dokumentů.
V elektronických dokumentech je kontrolován správný formát PDF, kterým je PDF/A. V případě, že elektronický dokument není ve správném formátu, vyskočí při kontrole metadat chyba. Tuto chybu můžeme opravit několika variantami. Dříve tato oprava byla možná pouze přes modul RAK. Nyní je možné formát opravit funkcionalitou ZDF přímo v elektronické spisové službě, kde se nám opraví nejen daný formát, ale v případě, že byl elektronický dokument podepsaný elektronickým podpisem a časovým razítkem, připojí se ke konvertovanému dokumentu doložka s Vaším elektronickým podpisem.
V okamžiku, kdy máme kontrolu metadat v pořádku, můžeme balíky následně předat do modulu Spisovna, kde je uložíme. Ve chvíli, kdy můžeme skartovat, tak vygenerujeme SIP balíčky a odešleme na archiv.
Fotky:
Autor:
Stanislava Komárková
Organizátor školení
Je součástí vzdělávacího týmuwww.efektivniskoleni.cz, v rámci GORDIC školení je zaměřena na spisovou službu.