Rozšíření stávající spisové služby SSD o skartační řízení
21.12.2020
Rozšíření elektronické spisové služby SSD o část Spisovny je určeno pro správu centrálních spisoven a evidenci dokumentů v před-archivní péči. Umožňuje příjem dokumentů do spisovny, sledovat a kontrolovat kapacitu úložných míst, sledovat a evidovat zápůjčky. Rozšířením elektronické spisové služby SSD o část Spisovny lze vytvářet skartační návrhy a skartační protokoly.
Takto uložené dokumenty již nevstupují do „běžného života“. K základním evidenčním údajům se přidávají informace o lokaci (místě uložení) a případných výpůjčkách.
Proces spisovny je definovaný rozšířením stávající spisové služby SSD o část SPI - Spisovny, kterým se bude o předané dokumenty a spisy v balících starat pověřený referent. Ty bude ukládat v místnostech k tomu určených. Bude provádět kontrolu správnosti připravených balíků, vést elektronickou archivní knihu a připravovat skartační návrhy pro archiv. Dále tímto programem bude sledovat výpůjčky, obsazenost úložných míst a provedených skartačních řízení.
Toto řešení je rovněž funkčně připraveno pro předávání validních SIP-balíčků na národní archiv. Pro předání SIP balíčků se použije portál NDA ( portal.nacr.cz), na který získáte přístup po požádání svého archiváře.
Fotky:
Autor:
Stanislava Komárková
Organizátor školení
Je součástí vzdělávacího týmuwww.efektivniskoleni.cz, v rámci GORDIC školení je zaměřena na spisovou službu.