Aktuality

Úvodní stranaAktuality

ASI informační technologie s.r.o. - Mohelnice

Elektronická spisová služba a SIP balíčky

09.08.2021


Elektronická spisová služba nám slouží k evidování všech dokumentů, které do organizace přijdou nebo z organizace odchází. Dokumenty mohou být jak v elektronické podobě, které mohou dojít pomocí datové schránky, emailem nebo například přinesené na flash disku, tak v papírové podobě, které přišly poštou nebo byly na organizaci osobně přineseny.

Dokument (ať už v elektronické nebo analogové podobě) musí být do spisové služby zaevidovaný, kde dostane PID (jednoznačný identifikátor), tak ČJ (číslo jednací). S dokumentem potom můžeme dále pracovat. Pokud víme, že na daný dokument budeme odpovídat, tak si z prvotního dokumentu vytvoříme SPIS a do něj vložíme následný odpovídající dokument. V případě, že do daného spisu budeme vkládat další dokumenty, necháme daný spis otevřený po celou dobu jeho života.

Pokud máme dokument, na který odpovídat nebudeme, můžeme tento dokument brát za vyřízený a můžeme ho tedy vyřídit a uzavřít. Poté ho vložíme do požadovaného balíku se stejným spisový plánem a znakem.

Do balíku vkládáme vyřízené a uzavřené dokumenty a spisy. Balíky vytváříme na každý rok zvlášť. Na konci roku nebo začátkem následujícího, kdy už do balíku nic nevkládáme, můžeme balík zkontrolovat pomocí kontroly metadat a předat do modulu SPISOVNA. Ve spisovně balík uložíme, a jakmile skončí úložní lhůta, můžeme přejit ke skartaci. 

Při skartaci musíme z daných balíků vygenerovat SIP balíčky. Nejprve generujeme SIP pro posouzení, kde odchází na archiv pouze návrh o skartaci. Abychom zjistili, zda máme SIP balíčky v pořádku, ještě dříve, než je odešleme přes portál Národního archivu, můžeme je zkontrolovat na stránkách https://validatorsip.nacr.cz/. Pomocí této kontroly budeme vědět, že jsou balíčky v pořádku a můžeme je postoupit dále ke skartaci.

Po kontrole archivu nám bude vrácen xml soubor, v kterém dostaneme informace, co můžeme z V změnit na S a dále skartovat, anebo z V na A, kde z Archiválií vygenerujeme plné SIP balíčky, které opět odešleme na archiv přes portál Národního archivu.

Skartace by měla být prováděna každý rok, aby nedocházelo u uchovávání osobních údajů déle než po dobu nezbytně nutnou.

 

 


Autor: