Provázanost ekonomických modulů se spisovou službou
29.12.2020
Jsme zase blíže k plné digitalizaci Vaší organizace. Provedli jsme zlepšení v provázání spisové služby GINIS Standard s ekonomickými moduly GINIS Express. Spisovka a ekonomika jsou schopni si jednoduše předávat elektronické dokumenty. Tato vazba usnadní skartaci ekonomických dokladů, jako jsou došlé a vystavené faktury, nebo pokladní doklady.
Jaké má provázání těchto modulů další význam?
Např. u došlých faktur je čím dál běžnější, že faktury na organizaci nepřichází jen poštou, ale jsou zasílány i emailem, nebo datovou schránkou. A pokud datové zprávy stahujete do spisové služby, již není nutné fakturu tisknout, ale můžete zde zvolit předání do jiné agendy. V Knize došlých faktur v novém textovém menu Faktury\ Převzetí z ESS se nabídnou uživateli k evidenci i s elektronickým obrazem. Tak budete mít vždy elektronický obraz faktury při ruce.
Další využití se nabízí u knihy odeslaných faktur. Pokud nám spravuje vypravení dokumentů podatelna, můžeme jí faktury předat přes textové menu Odeslání\ Odeslání faktur pře ESS. Tyto faktury se budou nacházet ve spisovce v části pro vypravení zásilek. Podatelna již faktury zašle datovou schránkou, nebo doporučeně, podle toho jaké je nastavení na faktuře.
Největší význam však bude pro skartaci ekonomických dokladů. Proto modul ADM obsahuje nové menu Vazby dokumentů.
Zde je nutné pro každý typ dokumentu nastavit spisový plán, spisový a skartační znak s lhůtou skartace.
Co je nutné nastavit pro propojení spisové služby s ekonomikou?
Musí se provést administrace webových služeb. O jejich nastavení požádejte svého servisního pracovníka.
Fotky:
Autor:
Jiří Ferbínek
Účetnictví
Odborník na ekonomická témata (Účetnictví, Pomocný analytický přehled, Evidence majetku - GINIS), kterým se věnuje již více než 12 let. Má bohaté zkušenosti s malými i velkými organizacemi.