Školení Elektronické spisové služby pro PO pořádané Olomouckým krajem
21.12.2020
Olomoucký kraj v letošním roce uspořádal pro své příspěvkové organizace Metodické školení vedení elektronické spisové služby.
Školení bylo určeno pro ředitele příspěvkových organizací, aby byli informováni o legislativě a povinnostech elektronické spisové služby.
Tohoto školení se zúčastnili nejenom ředitelé a pracovníci příspěvkových organizací, ale také byli přítomni archiváři z jednotlivých okresů a pracovníci firmy Gordic pro případné dotazy.
Hlavní témata, která zde byla probírána:
- elektronické podpisy na kvalifikovaných prostředcích
- časová razítka
- převody dokumentů na validní PDF/A
- co vše má být v elektronické spisové službě zavedeno pod číslem jednacím
- jakým způsobem mají být dokumenty odesílány
- co mají jako OVM za povinnosti
- elektronická skartace
- SIP balíčky
- validátory NDA
- odesílání SIP balíčků na archiv přes portál NDA
- a další .......
Školení, které bylo rozděleno na 8 termínů, se zúčastnilo cca 180 účastníků.
Účastníkům bylo jak z naší strany, tak ze strany archivářů vysvětleno, že mají povinnost používat kvalifikovaný podpis na kvalifikovaném prostředku, což je např. token nebo čipová karta. Současně ke každému podpisu musí přidělit časové razítko, aby bylo ověřeno, že podpis byl v daný čas platný.
Dále jim bylo vysvětleno, že musí skartovat pravidelně z důvodu, že se nesmějí uchovávat osobní údaje déle než po dobu nezbytně nutnou.
Jako hlavním problémem se ukázala evidence dokumentů a informace o tom, co vše musí být evidováno. A to tak, že ať už to z organizace odchází nebo na organizaci přichází, vše musí být řádně evidováno a zavedeno pod číslem jednacím a PIDEM, což je jednoznačný identifikátor daného dokumentu.
Věříme, že tato školení měla svůj smysl a pro účastníky byla přínosná v tom, že již aktuálně vědí jak se s dokumenty a spisy vypořádat.
Autor:
Stanislava Komárková
Organizátor školení
Je součástí vzdělávacího týmuwww.efektivniskoleni.cz, v rámci GORDIC školení je zaměřena na spisovou službu.